Política de privacidad y tratamiento de datos personales

•  DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE. cuya actividad económica consiste en la comercialización de cosméticos.
•  RUT: 1107521529
•  Domicilio principal: CLL 6 No  60 -62 oficina 602
•  Celular: 3154680839
•  Correo electrónico: [email protected]
•  Página web: www.dermavitaskincare.com

• Esta Política de Privacidad es el documento que regula el manejo de todas las Bases de Datos y/o archivos de DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE, que contengan Datos Personales, de clientes, contratistas, proveedores y en general terceros, que sean objeto de Tratamiento por parte de DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE, en los eventos en los cuales se le considere como “Responsable” y/o “Encargado" del Tratamiento de dichos Datos Personales, conforme a las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 y demás normas que en adelante las modifiquen y/o adicionen.
• Esta Política de Privacidad, busca aplicar las disposiciones legales que regulan la Protección de Datos Personales de personas naturales o jurídicas y será aplicada por DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

• Autorización: Consentimiento Previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
• El Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
• Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales;
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular;
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;

b) Utilización de la Información Personal por parte de DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE, sus accionistas, vinculadas, subordinadas y/o terceros contratados con ocasión y para el desarrollo de su objeto social.

c) Análisis de la Información Personal por parte de DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE, sus accionistas, vinculadas, subordinadas y/o terceros contratados para el desarrollo y promoción de la venta de sus servicios;

d) Darle Tratamiento a la información en medios físicos y digitales, asegurando que estén correctamente utilizados por parte de DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE

e) Contactar al Titular en el evento que se genere algún tipo de problema o inconveniente con la Información Personal;

f) Realizar pagos y mantener a los Titulares informados sobre los casos y procesos que tenemos de ellos en nuestra oficina.

g) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;

h) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;

i) Evaluar la calidad del servicio;

j) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo;

k) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE y/o por terceras personas;

l) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;

m) Soportar procesos de auditoría interna o externa;

n) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE

ñ) Los indicados en la autorización otorgada por el Titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso;

o) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

p) Prevenir y detectar el fraude, así como otras actividades ilegales;

q) Demás comunicaciones y actividades relacionadas con el objeto social de

• Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular;
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el Titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

• La Información Personal suministrada por los Titulares será utilizada únicamente por DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE, sus accionistas, vinculadas, subordinadas y los terceros autorizados para tales fines, conforme a lo establecido en la presente Política de Privacidad. La Información Personal no será destinada, en evento alguno, a propósitos distintos de aquellos para los cuales fue suministrada, razón por la cual DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE procurará proteger la privacidad de la Información Personal y conservarla bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como el respeto de los derechos de los Titulares de la misma.
• Si por cualquier circunstancia una autoridad competente solicita sea revelada la Información Personal, que se encuentre en poder de DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE, y en consecuencia, sea su obligación legal suministrar la misma, DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE procederá a entregar dicha Información, situación que los Titulares aceptan y autorizan a DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE para este efecto.
• La presente obligación de confidencialidad de la Información Personal tendrá un tiempo de duración ilimitado, es decir, que la obligación subsiste en el tiempo.

a) El derecho a conocer, actualizar y rectificar su Información Personal gratuitamente;

b) El derecho a solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE, salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley como requisito para el Tratamiento (artículo 10 Ley 1581 de 2012);

c) El derecho a ser informado , previa solicitud, respecto al uso que se le ha dado a su Información Personal;

d) El derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) La facultad de revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se haga un uso conforme a los usos y finalidades autorizados; La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento hemos incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; y

f) El derecho a presentar consultas y reclamos referentes a la Información Personal.

• En aplicación de lo establecido por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, en el evento en el cual DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE proceda a efectuar el Tratamiento de la Información Personal de niños, niñas y adolescentes, lo hará respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías mínimas.
• Dicho tratamiento únicamente tendrá lugar en la medida en que los planes de membresías y servicios que los clientes y miembros soliciten o adquieran, incluyan y necesiten de la información de menores de edad, como sería usualmente el caso.
• En todos los eventos en los que se requiera darle Tratamiento a la Información Personal de menores de edad, DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE obtendrá la autorización correspondiente por parte del representante legal del niño, niña o adolescente; previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el contenido de la autorización y del Tratamiento de sus Datos Personales.

• Deberes cuando actúa como responsable: (i) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (ii) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. (iii) Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Cumplir con los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi)-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
• Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales: Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado: (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Nombre completo del Titular de la Información;
• Identificación;
• Fecha de nacimiento;
• Nacionalidad;
• Domicilio;
• Dirección de contacto;
• Teléfonos de contacto;
• Correo electrónico;
• Cuentas Bancarias;
• Información Crediticia y Financiera;
• Información Profesional;
• Información Tributaria;
• Información Laboral;
• Preferencias de acuerdo a la información proporcionada/solicitada;
• Información de referencias bancarias y/o comerciales.

Consulta: Las consultas y solicitudes de los Titulares serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el Titular será informado de dicha situación en la dirección de notificación que haya incluido en la respectiva consulta, y el término de respuesta se podrá extender hasta por cinco (5) días hábiles adicionales. La respuesta a las consultas o reclamos que los Titulares presenten podrán ser entregadas por cualquier medio físico o electrónico.

Rectificaciones y Reclamos: Cuando el Titular de la Información considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan un presunto incumplimiento por parte de DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE de sus deberes en materia de Protección de Datos Personales contenidos en la legislación aplicable y en la presente Política de Privacidad, podrán presentar un reclamo de la siguiente manera:

a) Se deberá presentar solicitud escrita frente al requerimiento específico;

b) Si el reclamo resulta incompleto, DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que complete y subsanase su petición:

• Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante haya dado respuesta, se entenderá desistida la pretensión.
• Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien si lo sea para que resuelva en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de tal hecho al solicitante.

c) Si el reclamo es recibido de manera completa o se ha completado posteriormente, deberá incluirse, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, una “leyenda” en la base de datos que indique “RECLAMO EN TRÁMITE”.

d) DERMAVITA SKINCARE BOUTIQUE resolverá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguientes de recibo del mismo. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el Titular será informado de la demora, los motivos y la fecha de respuesta en la dirección de notificación que haya incluido en el respectivo reclamo. En todo caso, el término de respuesta no podrá superar de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La respuesta a los reclamos que los Titulares presenten podrán ser efectuadas por cualquier medio físico o electrónico.